Démarrer sa transformation digitale : la boite à outils | CCI Nouvelle-Calédonie

Démarrer sa transformation digitale : la boite à outils

Démarrer sa transformation digitale : la boite à outils

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Démarrer sa transformation digitale : la boite à outils
Les entreprises qui se sont digitalisées peuvent en témoigner. Utiliser des outils performants et novateurs offre de nombreux avantages :

  • gain de temps ;
  • rendement supérieur ;
  • meilleure communication en interne et en externe ;
  • centralisation de l’information ;
  • amélioration de l’expérience utilisateur.

Voici les outils informatiques et logiciels que tout entrepreneur devrait connaître :

Les suites bureautiques : tous les outils de base pour commencer

Une suite bureautique comporte généralement un traitement de texte, un tableur, un logiciel de présentation, un outil de dessin. Il peut également y avoir un programme de manipulation de données, un lecteur de courrier électronique, un calendrier et un carnet d'adresses. Le tout est distribué ensemble comme étant un seul produit. Ces offres sont souvent plus avantageuses vis-à-vis des coûts (achat, installation, maintenance, etc.) que l'achat individuel de chaque solution.

La suite Microsoft Office 365

Il s’agit de la suite collaborative la plus utilisée du marché, comprenant plusieurs logiciels permettant de communiquer, rédiger, stocker et gérer votre activité. Les logiciels sont utilisables soit en les téléchargeant et en les installant sur votre ordinateur, soit directement en ligne :

  • Un logiciel de messagerie et de calendrier : Outlook
  • Un logiciel de visioconférence et travail collaboratif : Teams
  • Un tableur : Excel
  • Un traitement de texte : Word
  • Un logiciel de présentation : PowerPoint
  • Un espace de stockage et de partage de fichiers en ligne : OneDrive
  • Un logiciel de prise de notes : OneNote
  • Un logiciel de création de sondage ou d’enquête en ligne : Microsoft Forms

Des offres pour les TPE/PME allant de 500 à 2000 f.CFP / mois. A retrouver ici.

G suite de Google

Cette suite est la principale concurrente de Microsoft Office 365. Elle comprend :

  • Une application de messagerie : Gmail
  • Une application de calendrier : Google Agenda
  • Un service de visioconférence : Google Meet
  • Un tableur en ligne : Google Sheets
  • Un traitement de texte en ligne : Google Docs
  • Un éditeur de présentation en ligne : Google Slides
  • Un espace de stockage et de partage de fichiers en ligne : Google Drive
  • Une application de prise de notes : Google Keeps
  • Un logiciel de création de sondage ou d’enquête en ligne : Google Forms

Essentiellement gratuite, cette suite est accessible en se créant un compte (personnel ou pour son entreprise) par ici.

La suite OpenOffice

Si vous êtes à la recherche d'une suite logicielle complète et efficace pour gérer vos documents bureautique, OpenOffice est le programme parfait pour optimiser vos performances et celles de vos utilisateurs, sans devoir payer aucune licence.
Conçu pour fonctionner avec toutes sortes de fichiers (comme ceux de Microsoft Office), la suite OpenOffice inclut 6 modules :

  • Un tableur : Calc
  • Un traitement de texte : Writer
  • Un module de présentation : Impress
  • Un module de création de base de données : Base
  • Un module de création de visuels : Draw
  • Un éditeur d’équation mathématique : Math

Téléchargez-la ici.

Les outils pour collaborer facilement

Les outils de partage de documents en ligne

Les solutions de partage de documents et de fichiers en ligne permettent aux collaborateurs d’accéder aux mêmes dossiers, parfois aux mêmes moments, pour les consulter, les modifier ou les récupérer en les téléchargeant. Avant de choisir la solution qui vous parait la plus adaptée, pensez à vérifier ce qu’elle prévoit en termes de sécurisation des données, surtout si celles-ci sont confidentielles.
 

Exemples :
Wimi : il s’agit d’un logiciel en ligne de gestion de projet, surtout utilisé dans le monde professionnel. En premier lieu, il permet de partager des documents et des fichiers avec plusieurs utilisateurs. Les fichiers sont sécurisés et l’accès peut être contrôlé. Ensuite, il facilite le travail en offrant l’option de gestion de projet. Enfin, il présente des channels de discussion, facilitant le partage des informations. Le logiciel en ligne est accessible à partir de 720 f.CFP par mois.

Dropbox : il s’agit d’un service de stockage et de partage de fichiers en ligne, le deuxième plus utilisé sur le marché. Il doit sa notoriété au fait qu’il est accessible via n’importe quel navigateur en ligne. Il présente également l’option de : client multi système d’exploitation. En ce sens, cette solution permet de partager des fichiers volumineux et de transférer des photos. De plus, il offre un espace de stockage gratuit de 2 GO. Au-delà, il devient payant. Dropbox permet également la synchronisation des fichiers sur ordinateurs et sur smartphone. Il propose également l’outil Paper. Il s’agit d’un éditeur de documents en ligne, équivalent à Google Doc.

Les outils en ligne d’envoi de fichiers volumineux

Vous avez besoin d’envoyer un fichier lourd (photo, vidéo, dossier…) à vos contacts mais ce dernier est trop volumineux pour être envoyé par e-mail ? Pas de panique : il existe de nombreuses solutions pour envoyer des gros fichiers sur internet gratuitement.


SwissTransfer est une des meilleures solutions de transfert gratuites. Entièrement hébergé et développé en Suisse, SwissTransfer permet d’envoyer jusqu’à 50 Go de données et offre toutes les options dont vous pourriez avoir besoin : durée de validité personnalisable jusqu’à 30 jours, protection par mot de passe et envoi par e-mail ou par lien. Simple, sécurisé et respectueux de la vie privée, sans aucune inscription requise.


WeTransfer est l’un des services d’envoi de gros fichiers les plus connus. Pratique et simple d’utilisation, il est toutefois limité à 2 Go par transfert. Quant aux fichiers, ils sont supprimés au bout d’une semaine (en version gratuite).

Les logiciels de conversion de documents en PDF :

Vous cherchez un logiciel simple et pratique pour lire, générer, compiler ou convertir des fichiers PDF ? Commencez par télécharger un logiciel de lecture de PDF, pour ouvrir n’importe quel fichier de ce format souvent utilisé sur internet, par exemple, ou dans le milieu professionnel. Ensuite, trouvez les meilleurs convertisseurs du marché, pour transformer vos documents Word en PDF, et vice-versa.


PDFCreator est un logiciel gratuit permettant de concevoir et de convertir des documents PDF. Dans la pratique, cet outil s'utilise comme une imprimante virtuelle qui permet de créer des fichiers PDF à partir de n'importe quelle application supportant l'impression.


Wondershare PDF Element est un outil permettant de modifier des fichiers PDF facilement. Qu’il s’agisse de texte, d’image, de liens, d’arrière-plans ou d’en-têtes, l’application est capable de les changer. Le logiciel offre également la possibilité de signer des documents afin de les protéger. De plus, l’application rend possible la conversion de fichiers PDF vers d’autres formats tels que des fichiers Word.

Les logiciels de prise de contrôle à distance

La majorité des problèmes informatiques que vous pourrez rencontrer sont des problèmes qui peuvent être réglés à distance. C’est pour cela qu’il est très important de disposer d’une solution de dépannage informatique à distance : c’est moins cher, plus rapide, et vous pourrez disposer d’une assistance où que vous vous trouviez !


TeamViewer est LA référence du contrôle à distance, autant pour les particuliers qui peuvent profiter de toutes ses fonctionnalités gratuitement, que pour les professionnels qui bénéficient d’un outil performant d’accès à distance. Avec TeamViewer, dépanner un proche, un client, ou un collaborateur est facile, tout comme le télétravail.

Les outils pour organiser son activité et gagner en productivité

Un ERP ou « progiciel de gestion intégrée »

Un logiciel ERP (Enterprise Ressource Planning) permet de gérer et centraliser toutes les activités de votre entreprise. Choisir un bon logiciel ERP vous permettra d’assurer les processus quotidiens avec des fonctionnalités comme la comptabilité, la gestion de la relation-client, la finance, les ressources ou encore la gestion des stocks.
Il s’agit donc d’un progiciel modulaire et personnalisable qui représente une ressource stratégique pour toute entreprise. Pour disposer d’un ERP efficace, il ne faut pas hésiter à se faire accompagner par un professionnel qui saura vous former et vous accompagner dans vos décisions.


DOLIBARR Pacifique est un logiciel de gestion open source adapté à la zone pacifique (CFP, TGC/TVA…).


Sage 100c (ou 50c) vous permet de connecter facilement et en toute sécurité, vos outils, vos données et votre entreprise avec ses acteurs internes et externes.

 

EBP propose plusieurs modules qui vous permettront de gérer votre relation-client, comptabilité, paie, etc. Des solutions spécialisées par secteur d’activité (commerce, bâtiment, associations…)

Les outils de devis-facturation

L’édition d’une facture ou d’un devis à partir d’un logiciel de traitement de texte ou d’un tableur peut sembler complexe pour beaucoup d’entreprises et professionnels. Heureusement, des logiciels spécialement dédiés à cet effet existent. L’usage de ces applications vous permet de gagner du temps, de produire des factures conformes à la réglementation, d’éviter les erreurs et d’avoir une vision en temps réel de votre activité grâce à vos documents archivés en un seul endroit.


Sage 50 Gestion Commerciale (anciennement Ciel Devis-Factures), vous permettra d’établir un devis ou une facture en saisissant à la volée vos clients, articles, prestations à partir de modèles professionnels et personnalisables. Mieux qu'une feuille de calcul, vous transformez vos devis en factures et enregistrez le règlement avec un logiciel conforme à la réglementation.

Mesfactures.nc est un logiciel calédonien, ergonomique et facile d'utilisation pour gérer votre facturation avec professionnalisme, simplicité et efficacité. De nombreuses fonctionnalités supplémentaires sont disponibles pour répondre à tous vos besoins.

Les outils de suivi des notes de frais

Une note de frais est un document qui permet à un salarié de justifier ses frais professionnels, afin de se les faire rembourser. La plupart du temps, ces frais concernent : des frais de repas (restaurants) ; des frais de déplacement (ex : péage, parking, indemnités kilométriques, billets d'avion et de train) ; des frais d’hébergement (ex : séjour à l’hôtel). Une entreprise est libre de choisir sa façon d’éditer et de gérer ses notes de frais : rien ne lui est légalement imposé. Elle peut donc le faire à la main, mais le processus est souvent chronophage et fastidieux. L’utilisation d’un logiciel de gestion des notes de frais permet de dégager un temps précieux, tout en gagnant en efficacité.


iZyFrais est une plateforme en ligne qui propose une application (iZyScan) pour scanner vos notes de frais à partir de votre smartphone ou tablette. Les notes de frais sont décodées, validées puis archivées en ligne.
Avec une solution complète et dématérialisée, N2F s’adresse à tous, de l’entrepreneur individuel à la grande entreprise en passant par les professions libérales. Les plans tarifaires proposés sont bas et peuvent donc correspondent à tous besoins et budgets.

Les logiciels de comptabilité

Un logiciel de comptabilité est un outil informatique, qui vous permet d'automatiser une partie des tâches comptables et de tenir la comptabilité de votre entreprise, que ce soit les devis et factures, la gestion des fournisseurs ou toutes les opérations de comptabilité générale.

C'est donc une solution non seulement pour respecter vos obligations en matière de comptabilité d'entreprise, mais aussi un outil de gestion. Il vous permettra de gagner du temps dans vos opérations quotidiennes, et d'avoir un oeil permanent sur la trésorerie et les finances de votre société grâce aux nombreux outils de statistiques et reporting inclus dans les solutions actuelles (et particulièrement chez les logiciels de comptabilité en ligne).

Les logiciels de comptabilité sont souvent des modules intégrés à des logiciels de gestion complets mais peuvent être utilisés séparément (Sage 50c ou 100c, EBP, Dolibarr, etc.)

Les outils de gestion de la relation client (CRM)

Quand on parle de CRM (Customer Relationship Management) ou de GRC (Gestion de la Relation Client) en français, il est important de comprendre qu’il existe un grand nombre de fonctionnalités qui sont potentiellement disponibles : base de données clients, actions commerciales, cycle de vente, ou encore gestion des relances ne sont que des exemples. Selon vos besoins, un logiciel pourra mieux vous correspondre qu’un autre. Il est donc important de réfléchir à votre processus de vente afin de choisir l’outil qui correspondra le mieux à votre entreprise.

Rendez-vous sur le CCI-Store pour comparer les nombreuses solutions disponibles et trouver la vôtre : https://www.ccistore.fr/comparatif/64-379-41

Les outils pour communiquer et établir sa présence en ligne

Les outils de création et de gestion de site internet

Créer un site Internet est aujourd’hui à portée de main grâce aux solutions en ligne et créateurs de site web. Vous vous demandez quelle est la plateforme la plus adaptée ? Cela dépend bien sûr de vos besoins et du type de site Internet que vous voulez créer : site e-commerce / boutique en ligne, site professionnel ou personnel ou encore site destiné à générer des leads. Quelques exemples pour vous aiguiller :

Shopify est un éditeur de site Internet spécialement conçu pour les entreprises e-commerce. Ce service soutient aujourd’hui plus d'un million de marchands à travers le monde.

Wix est l’un des éditeurs de sites web les plus populaires. Avec plus de 150 millions d’utilisateurs dans 190 pays, ce service fait un carton parmi ceux qui souhaitent créer un site Internet clé en main, à usages multiples.

WordPress est incontournable : sa flexibilité, ses licences et son potentiel illimité ont fait sa célébrité et sa popularité à travers le monde. Selon W3Techs, ce service soutiendrait maintenant 32,9 % de l’ensemble des sites Internet.

Les solutions de paiement en ligne

Pour accepter les paiements en ligne, vous avez besoin d’une plateforme proposant des méthodes de paiement adaptées à vos canaux de vente (boutique en ligne avec page de paiement intégrée, site web classique, e-mail, réseau social…). L’interface de paiement est une page de paiement en ligne, généralement par carte bancaire. Dans le cadre d’une boutique en ligne la demande de paiement intervient naturellement au moment de la commande mais il faut savoir qu’une demande de paiement peut en réalité être effectuée depuis n’importe quelle page web, réseau social ou e-mail grâce à un lien de paiement qui peut prendre la forme d’un lien textuel, d’un QR code ou d’un bouton de paiement.

EpayNC est l’offre de la CSB à destination des e-commerçants, des collectivités pour l’encaissement des recettes publiques et des entreprises ou associations qui recherchent une solution de paiement en ligne. Il existe trois offres différentes (START, PRO, EXPERT), conçues pour répondre au mieux aux besoins variables des entreprises.

Les outils de suivi de la fréquentation internet

Mesurer la performance d’un site, ou analyser l’audience de celui d’un concurrent, est souvent plus facile qu’on ne l’imagine. Plusieurs services en ligne permettent d’afficher et d’analyser les statistiques des sites web.

Alexa vous permet de consulter les statistiques du web en direct. Avec le service "Alexa Site Audit", Alexa analyse votre site et fournit une foule de préconisations pour optimiser les résultats des moteurs de recherche (SEO), liste les liens morts et tags inexacts, émet des suggestions pour améliorer la visibilité du contenu de votre site, etc.

Google Analytics mesure l'audience de votre site web et l'efficacité de la publicité qui s'y trouve. L’utilisation du service nécessite d'intégrer un petit code JavaScript dans les modèles de pages de votre site.

Les logiciels d’e-mailing en ligne

L’e-mail marketing reste un des meilleurs moyens de rentrer en contact avec vos visiteurs, d’établir une relation engageante et de les convertir en clients. Dès lors, il sera important pour vous de choisir logiciel emailing qui possède toutes les fonctionnalités dont vous aurez besoin pour assurer votre succès commercial.

La grande force de Sendinblue réside dans son prix très concurrentiel ! Toutes les bases d’un outil emailing sont également présentes pour un excellent rapport qualité/prix. Vous avez également des fonctionnalités avancées telles que le marketing automation et la possibilité d’envoyer des SMS, ce qui peut s’avérer très pratique !

Sarbacane est un pionnier de l’emailing en France qui propose désormais de nombreuses fonctionnalités qui vont bien au-delà des campagnes emailing & newsletters : SMS Marketing, Chat, Marketing Automation, Landing Pages, Formulaires…

Mailchimp est l’une des solutions emailing les plus connues, avec le désavantage d’être uniquement en anglais.

Les outils de traduction

Alors que nous pratiquons et sommes confrontés de plus en plus régulièrement à des langues étrangères (notamment l’anglais), il est important d’utiliser des outils de traduction automatique fiables et efficaces, notamment :

Google Traduction, certainement le plus connu. S’appuyant sur le savoir-faire de Google en matière d’intelligence artificielle, c’est un outil très efficace même s’il n’est pas infaillible.
DeepL est un outil de traduction assez récent (lancé en août 2017) , mais souvent considéré comme le plus performant.

Les outils pour gérer ses données

Les logiciels de sauvegarde automatique de données

De nos jours, la plupart des données sont numériques, cela permet de stocker plus simplement vos fichiers et de mettre la main dessus dès que vous le souhaitez. Cependant, tout comme les données physiques (papier), elles sont vulnérables aux pertes et piratages. Alors, pour éviter un drame et ne prendre aucun risque, il est nécessaire de télécharger un utilitaire de sauvegarde (gratuit ou payant) pour les sauvegarder en lieu sûr.

Cobian Backup est un logiciel léger qui vous permettra de sauvegarder automatiquement les répertoires et fichiers vers une machine à distance ou vers une destination locale. Gratuit et régulièrement mis à jour Cobian permet de faire des sauvegardes standards ou incrémentielles, chiffrées ou non, compressées et surtout programmées.

EaseUS Todo Backup est un logiciel de sauvegarde avec beaucoup d’excellentes fonctions. Il vous permet de créer une sauvegarde de toutes les données sur votre disque dur. Il est efficace et facile à utiliser.

Un outil de compression de données

En informatique, on est confronté à un problème lorsqu'on veut envoyer ou stocker des fichiers : leur taille. Plus un fichier sera lourd et plus il sera long à envoyer ou télécharger. Pour prendre moins de place, il existe alors ce qu'on appelle la compression de fichiers. Cela permet tout simplement de compresser un fichier afin de réduire au maximum sa taille. On peut ensuite envoyer ce fichier compressé et le destinataire devra simplement le décompresser. Pour ce faire, il faut alors utiliser des logiciels.

WinRAR est probablement l'un des logiciels les plus utilisés et complets sur le marché à l’heure actuelle.

7Zip se démarque par sa gratuité totale et le fait qu'il soit open source. Ce logiciel de compression et de décompression est spécialisé dans le format ZIP comme son nom l'indique. Néanmoins, il prend également en charge d'autres formats.

                                                                                                                                                                                                                                                                                 

N’hésitez pas à tester ces logiciels (la plupart sont gratuits). Sachez faire le tri entre les logiciels qui vous seront réellement utiles et les autres : ne polluez pas votre quotidien, au risque de passer à côté de votre objectif de productivité ! Pour cela, n’hésitez pas à demander conseil auprès d’experts qualifiés.

 

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